Digitalisierung der Personalakten von Beamten ist rechtswidrig

Nachdem bisher ungeklärt war, ob die Digitalisierung der Personalakten von Beamten erlaubt ist, hat das Oberverwaltungsgericht Schleswig-Holstein in der letzten Juliwoche 2016 eine wegweisende Entscheidung getroffen. Zuvor hatte ein Staatsdiener Widerspruch eingelegt, weil die Bearbeitung seiner Unterlagen bei einem externen Scan-Dienstleistungsunternehmen vorgesehen war. Privaten Anbietern darf demnach für diesen Zweck kein Zugang zu den Akten von Landesbeamten gewährt werden. Durch die derzeitige Rechtslage ist es somit eindeutig rechtswidrig, wenn Privatunternehmen die Personalakten der verbeamteten Staatsdiener digitalisieren. Denn es existiert gemäß der Ansicht des Oberverwaltungsgerichts keine rechtliche Grundlage für die Weitergabe der vertraulichen Unterlagen von Beamten an externe Dienstleister.

Erfolgreiche Beschwerde eines Landesbeamten in Schleswig-Holstein

Ein Landesbeamter im Dienst des Bundeslandes Schleswig-Holstein wollte das Einscannen der eigenen Personalakte bei einem privaten Anbieter stoppen und legte gegen diese Maßnahme Widerspruch ein. Beim zuständigen Verwaltungsgericht beantragte der Beamte einen einstweiligen Rechtsschutz. Dieser Antrag blieb jedoch zunächst erfolglos. Daraufhin beschwerte der verbeamtete Staatsdiener sich beim schleswig-holsteinischen Oberverwaltungsgericht. Das OVG Schleswig-Holstein verhalf dem Beamten schließlich zum Erfolg und untersagte die Herausgabe der Unterlagen. Damit ist jedoch nicht endgültig geklärt, ob diese Regelung auf Tarifbeschäftigte im öffentlichen Dienst des Bundeslandes genauso angewandt werden muss. Obwohl das Landesdatenschutzgesetz im Hinblick auf Beschäftigte ohne Beamtenstatus auf die Vorgaben für Landesbeamte verweist, entschied das Oberverwaltungsgericht ausschließlich auf der Grundlage des Beamtenrechts von Schleswig-Holstein.

Fehlende gesetzliche Grundlage für die Weitergabe von Unterlagen

Bisher beriefen sich verschiedene Behörden auf die Vorgaben des schleswig-holsteinischen Datenschutzgesetzes, laut dem eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Staatsdienern unter bestimmten Umständen denkbar ist. Das Oberverwaltungsgericht stellte jedoch fest, dass das Landesbeamtengesetz über einen abschließenden Charakter verfügt. Darum ist es nicht möglich, das Landesdatenschutzgesetz anzuwenden. Zumindest bei einer Verbeamtung hat das Beamtenrecht ohne jeden Zweifel Vorrang.

In Schleswig-Holstein müssen die Dienstherren der Landesbeamten sich an die beamtenrechtlichen Vorschriften zu der Zweckbindung und Vertraulichkeit einer Personalakte halten. Diese Regelung ist aus rechtlicher Sicht im Hinblick auf die Behandlung personenbezogener Daten in den Akten von Beamten abschließend. Der Gesetzestext sieht vor, dass nur ein begrenzter Kreis von Personen Zugang zu den vertraulichen Unterlagen der Landesbeamten erhält. Eine Erweiterung des Personenkreises ist ausschließlich dann denkbar, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage existiert. Daher ist es in Schleswig-Holstein definitiv rechtswidrig, Personalakten an Privatdienstleister, die diesem Kreis nicht angehören, weiterzureichen.